ゴム印というとても便利なスタンプを使って仕事の効率を上げましょう

印鑑について紹介した記事を以前書きましたが、印鑑はどちらかというと日々使う道具ではありません。

何らかの契約時や、取引をする際に意思を明確に表示するための道具といった位置づけになるでしょう。

■ゴム印は

これに対してゴム印は日々使う道具です。書類を扱う事の多い仕事にとっては頼れる相棒になりますし、うまく使えば仕事の効率化に非常に役立つ道具になります。

例えば、仕事で使う領収書を買ってきたとします。これには、事業所の住所や名称、屋号などを書く必要があります。

しかし、こんなものを手書きで書いていたら仕事になりません。そのため、ゴム印を使って一気にスタンプを押していくのです。(もっというと、最初から印刷していきたいものです。)

また、自分の事務所の住所や名称を書かないといけない場合は意外にあります。そういったときにすべて手書きで書いていていると、住所や名称を書くだけで貴重な時間がどんどん消費されてしまいます。

開業したら、会社で一番時給の高いのはあなたになります。そのあなたが、手書きで何十分もかけて、多量の書類に住所や氏名を書くなんてことは止めてください。

こういったときには、ゴム印を使って一気にやっていけばいいのです。

■スグに取り戻せる投資

社長であるあなたが活動する時間に対して、時給という考え方を採用するのならば、ゴム印は確実かつスグに回収できる投資です。

事業をはじめると思いのほか事務作業が発生します。その発生する事務作業の中で、住所を書いたり氏名を書いたり、電話番号やメールアドレスを書くといった事は小さくない割合で発生します。

この時に、手書きで書いていると、書き損じがあればそのまま時間の無駄になりますし、何よりも社長の集中力をすり減らす事にもつながります。

このような際に、ゴム印を用意しておけば、面倒な記述作業を全てスタンプ一つで済ませられるのです。

例えば、住所や氏名、屋号、電話番号を書かせる書類を5枚程書けばすぐに時間がかかってしまいます。この時ゴム印を用意しておけば、スタンプ一つですから、節約できた時間×あなたの時給といったスピードでゴム印を購入した投資は取り戻せます。

■おススメのゴム印は

さて、このようにとても便利なゴム印ですが、おススメは『分割印』形式です。

『住所印』と言って分割できない、事業所名(法人の場合代表者名も)、住所、電話番号が一セットの印鑑も存在してます。そして『住所印』の方が安いのですが、分割できないといった所がイマイチ使いにくいスタンプになります。

何よりも、分割できる印鑑だと、個別のパーツを使う事ができますし、場合によっては組み合わせを変えることもできます。(取引先によってFAX番号を記載したり、メールアドレスにしたり選択ができます。)

また、例えば、住所だけを記載する欄に、通常の住所印しか持っていない場合は対応できませんが(住所と書いているところに、代表者名の書いてあるスタンプを押すわけにはいきませんからね)『分割印』だと、住所の部分だけ分割して押すことができます。

また、事業を開始した後にFAXを導入した、ホームページを作ったといった場合にも、その部分だけ追加することができるといった便利さがあります。

■分割印は

なお、『分割印』は『組み合わせゴム印』とも呼ばれますので探す際はどちらかの名称を使ってみてくださいませ。

また、『分割印』はあまり大きなものではなく、横が62ミリかそれよりも少し小さいモノをお勧めします。

あまり大きいと、記載欄からはみ出してしまったり(多少はみ出しても大丈夫なのですが、気分の良いものではありませんからね)印鑑を押す欄までかぶってしまったりします。

別に、住所欄等に対してスタンプの面積が小さくても問題は無いので、「大は小を兼ねる」のではなく、『分割印』に関しては「小は大を兼ねる」と考えてみて下さい。

なお、『分割印』は横書きの物を購入するようにしてください。よっぽど特殊な業界でない限り、事務処理で使う書類は横書きばかりですので、縦書きの分割印を購入しても、ほとんど役に立ちませんから。

ゴム印、スタンプはあなたの仕事の間違いなく強力なパートナーとなってくれます。

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